ANALISIS BEBAN KERJA, SEBUAH APLIKASI JOB ANALYSIS

ANALISIS  BEBAN  KERJA ,  KEKUATAN  TENAGA  KERJA ,  DAN  PENYUSUNAN  PROFIL  PEKERJAAN (JOB PROFILE)

I.          LATAR BELAKANG

 

Diantara fungsi-fungsi kerja yang ada di perusahaan, seperti; fungsi kerja pemasaran, fungsi kerja produksi, fungsi kerja rekayasa, dan fungsi kerja pendukung lainnya, maka hamper dapat dipastikan bahwa biaya yang dikeluarkan untuk operasional Sumber Daya Manusia, dipungkiri atau tidak, akan memiliki pos biaya yang relative lebih besar dari fungsi kerja lainnya.

Untuk dapat mengendalikan pos biaya sdm dengan tujuan optimalisasi penggunaan tenaga kerja terhadap pelaksanaan kerja yang ada, maka kita memerlukan suatu perencanaan pengelolaan sdm dengan menggunakan pendekatan-pendekatan metoda yang sesuai dengan sifat dan karakteristik pekerjaan dan organisasi yang berlaku di perusahaan tersebut, yang pada akhirnya dengan menggunakan metoda pendekatan yang tepat, maka kita dapat menyusun postur sdm perusahaan dalam format Job Profile untuk setiap unit organisasi yang dilatarbelakangi dengan perhitungan-perhitungan yang cermat dan akurat.

 

II.      TUJUAN

 

Adapun tujuan dari analisa beban kerja dan kekuatan kerja sdm adalah untuk mengetahui dan/atau menghitung (memperkirakan) tingkat optimalitas dari penggunaan jumlah dan komposisi tenaga kerja terhadap beban kerja di setiap fungsi kerja atau unit organisasi.

 

III.       PENGERTIAN

 

a.      Workload Analysis (Analisis Beban Kerja); adalah suatu proses pengidentifikasian, penghitungan optimal, dan kesimpulan dari jenis dan satuan kerja serta jumlah rata-rata satuan kerja yang dibutuhkan oleh seorang pekerja dalam menyelesaikan pekerjaannya.

 

b.     Workforce Analysis (Analisis kekuatan sdm); adalah proses perencanaan, pengevaluasian, pengkajian, dan pengembangan system kebutuhan jumlah dan komposisi sumber daya manusia untuk setiap fungsi kerja atau unit organisasi.

 

c.      Profil Pekerjaan (Job Profile); adalah suatu peta yang menggambarkan jumlah tenaga kerja dan komposisi pekerjaan (jabatan struktural maupun jabatan fungsional) yang dibutuhkan oleh suatu fungsi kerja atau unit organisasi.

 

d.      Allowance Factor adalah factor toleransi waktu kerja yang merupakan suatu koefisien tertentu yang diberikan pada nilai man-hour, agar factor-faktor yang memmpengaruhi lingkungan kerja dan jenis pekerjaan dapat diperhitungkan.

 

 

IV.           MANFAAT YANG DIDAPAT

 

Dengan kita mengetahui dan menghitung beban kerja dan penggunaan tenaga kerja yang optimal, maka manfaat yang kita peroleh adalah sebagai berikut :

a.      Mengetahui jumlah optimal dan komposisi sdm yang diperlukan secara keseluruhan

b.     Mengetahui ketepatan jumlah sdm pada pekerjaannya

c.      Mengetahui tingkat efektifitas jumlah sdm di setiap unit organisasi

d.      Dapat digunakan sebagai pedoman formasi kerja dalam pelaksanaan mutasi, rotasi, dan bahkan promosi sdm.

e.      Dapat digunakan sebagai pedoman penyusunan kebutuhan pelatihan bagi sdm yang belum/tidak efektif pada pekerjaannya.

f.      Dapat digunakan sebagai pedoman manajemen puncak dalam menentukan keputusan dalam pelaksanaan program re-strukturisasi sdm.

 

V.   TAHAPAN PELAKSANAAN

 

1.       Tahap Persiapan (Mendapatkan dan mengidentifikasikan data  yang dibutuhkan); Kegiatan ini dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran secara menyeluruh tentang:

 

·        Visi, Misi dan Target, baik perusahaan maupun setiap unit organisasi/unit kerja.

·        Pengorganisasian, Struktur Organisasi, Job & post Title

·        Aliran Kerja setiap unit organisasi

·        Stasion dan Satuan kerja di setiap unit organisasi atau di setiap proses kerja.

·        Frekuensi dan/atau kerumitan kerja yang menjadi tanggung jawab setiap stasion kerja.

·        jumlah dan  komposisi jabatan/pekerjaan di setiap tingkat  organisasi,

·        Jumlah dan tingkat kompetensi para karyawan di setiap unit organisasi atau fungsi kerja.

 

yang selanjutnya akan digunakan sebagai referensi dalam mengidentifikasi, menganalisis, dan menyimpulkan mekanisme dan metoda analisis yang sesuai untuk digunakan di lingkungan perusahaan.

 

2.     Tahap Awal

 

Pada kegiatan tahap awal ini, kita akan menganalisis, menilai, dan melengkapi kekurangan-kekurangan pada 

 

a.      Organisasi dan Aliran Kerja, kegiatan ini meliputi aktivitas Mengidentifikasi Kelompok-kelompok pekerjaan. Hasilnya adalah pengelompokkan pekerjaan dalam jenis dan karakter yang sama/serumpun berdasarkan (fungsi atau proses kerja) sesuai kebutuhan  di setiap unit dan level organisasi.

 

b.     Target Kerja, pada kegiatan ini kita akan meminta kesepakatan secara bersama antara konsultan deng fihak perusahaan dalam hal penetapan target-target kerja yang selama ini belum diterapkan di setiap stasion kerja, hasilnya adalah jelasnya target kerja di setiap stasion kerja dan organisasi.

 

Dari hasil di atas, maka kita akan dapat menetapkan hal-hal sebagai berikut :

 

a.       Menetapkan penggunaan teknik pengukuran untuk setiap jenis kelompok pekerjaan dan/atau aliran kerja, apakah lebih sesuai menggunakan teknik work sampling, atau operation audit, atau time study.

b.      Menetapkan Teknik penghitungan untuk masing-masing tenik pengukuran.

c.       Menetapkan satuan kerja untuk setiap jenis stasion kerja.

 

3.     Tahap Pengukuran

 

Pada tahap pengukuran di sini, perhatian difokuskan untuk mendapatkan dan menyimpulkan data-data yang konkrit dari hasil pengamatan, wawancara dan/atau diskusi di setiap aliran kerja langsung di lapangan, sesuai dengan teknik pengukuran yang disepakati dengan memperhatikan satuan kerja dan hal-hal yang mempengaruhi pencapaian hasil kerja. Data utama yang diperlukan, misalkan man hours yang digunakan oleh stasion kerja yang bersangkutan terhadap beban kerja tertentu pada suatu satuan kerja .

 

4.    Tahap Perhitungan Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja (Workforce)

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam tahap perhitungan dan penentuan model matematik (jika diperlukan) ditujukan untuk mendapatkan model mathematic yang cocok (yang menunjukkan hubungan antara workload dengan man hours terhadap satuan kerja yang besangkutan, dan berdasarkan hasil analisa dari seluruh data yang telah didapatkan pada tahap pengukuran di atas.

 

 

Tulisan selanjutnya dalam lingkup aplikasi job analysis, akan segera diterbitkan setelah anda berkenan memberikan komentar. 

Wassalam

Archronantha Wrestiandi

awrestiandi@yahoo.com