Jobanalysisworld’s Blog

PENILAIAN PRESTASI KERJA SDM

 

Pendahuluan

 

          Di dalam suatu perusahaan atau instansi, sumber daya manusia merupakan asset yang perlu dirawat dan dipelihara. Hal ini disebabkan karena sdm telah memberikan kontribusinya terhadap kemajuan perusahaan. Tetapi seberapa besar kontribusi tersebut, masih harus diukur. Cara untuk mengukurnya adalah dengan melaksanakan Penilaian Prestasi Kerja.

 

Dipandang dari segi manfaatnya bagi perusahaan, penilaian Prestasi kerja di suatu perusahaan atau instansi pemerintah merupakan program yang sangat penting untuk dilaksanakan dalam rangka untuk mengetahui pencapaian target dan sasaran kerja setiap individu karyawan, selain itu juga membantu bagian personalia dalam mengambil keputusan yang berkenaan dengan promosi, pelatihan, kompensasi, serta perencanaan karir karyawan. Program ini juga sangat dibutuhkan bagi karyawan untuk menciptakan kepuasan kerja , karena karyawan dapat mengetahui apa yang telah dicapainya, serta  dapat yakin adanya perbedaan kompensasi, sehingga dapat meningkatkan memotivasi untuk meningkatkan produktivitas karyawan, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja perusahaan pada tingkat yang lebih tinggi.

 

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja dilaksanakan berdasarkan kesepakatan pelaksanaan suatu pekerjaan antara atasan dan stafnya, yang selanjutnya dimonitor dan disimpulkan selama masa penilaian berlangsung, dan pengertian penilaian prestasi kerja merupakan usaha membandingkan antara hasil kerja yang dicapai oleh seorang karyawan dengan standard prestasi yang telah ditetapkan.

 

Latar Belakang Penilaian Prestasi Kerja

 

1.    Setiap orang ingin memiliki peluang untuk mengembangkan kemampuan kerjanhya sampai semaksimal mungkin.

2.    Setiap orang ingin mendapat penghargaan apabila dinilai melaksanakan tugas dengan baik.

3.    Setiap orang ingin mengetahui secara pasti tangga karir yang dinaikinya apabila melaksanakan tugasnya dengan baik.

4.    Setiap orang ingin mendapatkan perlakuan obyektif dan atas dasar prestasi kerjanya.

5.    Setiap orang bersedia menerima tanggung jawab yang besar.

6.    Setiap orang pada umumnya tidak hanya melakukan kegiatan yang sifatnya rutin tanpa informasi (feed back).

                          

Manfaat Konkrit Penilaian Prestasi Kerja

 

  1. Peningkatan prestasi kerja.
  2. Kesempatan kerja yang adil.
  3. Dapat dilihat kebutuhan pelatihan pengembangan.
  4. Penyesuaian kompensasi.
  5. Keputusan-keputusan promosi, mutasi, dan demosi.
  6. Kesalahan-kesalahan design pekerjaan.
  7. Penyimpangan-penyimpangan proses rekrutmen dan seleksi.

 

Prinsip-prinsip dasar penilaian prestasi kerja

 

1.       Penilaian Prestasi Kerja harus dilaksanakan secara konsisten, termasuk prosedur dan peraturan kerja yang ada di dalam aktivitas perusahaan harus jelas.

2.       Diperlukan adanya analisis pekerjaan yang berkesinambungan untuk menjamin bahwa uraian pekerjaan tetap up to date, serta program kerja yang jelas. Hal ini penting agar pengukuran prestasi kerja dapat dilakukan lebih akurat dan obyektif.

3.       Penilaian Prestasi Kerja merupakan suatu proses yang dilakukan secara terus menerus sepanjang tahun. Maksudnya adalah para atasan harus terus memonitor prestasi karyawannya, jangan dilakukan sesaat hanya untuk tujuan tertentu saja.

4.       Agar terjaga tingkat obyektifitas yang tinggi, maka penilaian sebaiknya dilakukan secara jujur melalui komunikasi yang terbuka antara atasan dan bawahan.

5.       Semua manajer diharapkan dapat terlibat dalam prosedur dan pelaksanaan penilaian prestasi kerja (every manager is human resources manager).

 

Elemen-elemen Sistem Penilaian

 

  1. Kriteria-kriteria yang tepat; berhubungan dengan pelaksanaan kerja.
  2. Ukuran-ukuran baku criteria yang digunakan
  3. Umpan balik yang berimbang.

 

Ukuran-ukuran Penilaian

 

  1. Penilaian yang baik harus dapat memberikan gambaran yang akurat tentang yang diukur.
  2. Penilaian harus mempunyai hubungan dengan pekerjaan (job related).
  3. Perlu adanya standard pelaksanaan kerja (performance standards).

 

Metoda Penilaian Prestasi

 

        Metoda yang digunakan adalah metoda penilaian Management by Objectives dengan menerapkan teknik Performance Objectives, dimana penilaiannya didasarkan pada target dan atau sasaran fungsi organisasi yang disepakati antara atasan dan bawahan  melalui pendelegasian aktivitas/pekerjaan, yang selanjutnya dimonitor  dan dicatat hasil prestasi kerja se hari-hari, dan pada akhirnya disimpulkan pada waktu yang telah ditentukan untuk mendapatkan hasil akhir pencapaian prestasi kerja.

 

Pada prinsipnya Performance Objectives itu diterapkan dengan harapan semua aktivitas yang dilakukan karyawan menjadi dinamis, penuh tantangan dan selalu berorientasi pada penyempurnaan dan pengembangan. Dengan demikian agar Performance Objectives yang dibuat tersebut dapat diukur, realistis, selaras dengan sasaran organisasi, penuh tantangan, dan dapat dicapai, maka dpt memanfaatkan sumber-sumber penting, seperti :

 

-         Inputan karyawan

-         Uraian Pekerjaan

-         Faktor-faktor pelaksanaan kerja

-         Rencana organisasi, divisi/dept, tujuan, serta strategi.

-         Diskusi dengan para manajer dan pelanggan.

-         Permasalahan yang terjadi pada organisasi dan kesempatan yang ada.

 

Management by Objectives akan mengindikasikan hasil akhir penilaian  Performance Objectives dari aktivitas yang dilaksanakan untuk setiap individu karyawan. Dengan demikian agar  Performance Objectives yang ditentukan dapat bermanfaat bagi perusahaan dan karyawan, maka harus memiliki karakteristik sebagai berikut :

 

  1. Memfokuskan pada specific results yang akan dicapai; dalam arti aktivitas / pekerjaan yang dilaksanakan harus memiliki batasan-batasan yang jelas yang akan digunakan sebagai pedoman bagi karyawan di dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

 

Misalkan :

Membuat rencana pada tanggal 1 juni 2004 dalam memprediksi tingkat persediaan bahan baku bulanan yang disesuaikan dengan kebutuhan produksi. Rencana tersebut harus juga memprediksi tingkat persediaan minimum yang tidak lebih dari 5% dari jumlah yang diproduksi.

 

Dari contoh pernyataan aktivitas di atas, dapat kita lihat bahwa karyawan memiliki panduan di dalam melaksanakan rencana untuk memprediksi tingkat persediaan bahan baku yang diguankan untuk proses produksi. Dalam satuan waktu, tgl 1juni 2004 karyawan harus sudah dapat memperlihatkan hasil kerjanya; dalam satuan target sebesar 5% juga menjadi standard ukuran untuk melihat hasil kerja yang dicapai karyawan; dan juga kejelasan dari aktivitasnya yaitu pembuatan rencana tingkat peresediaan bahan baku.

 

  1. Harus significant; Performance Objectives harus dibuat tidak semena-mena yang dapat merintangi karyawan untuk dapat mengembangkan hasil kerja yang dicapai, bahkan Performance Objectives harus dipandang oleh seluruh karyawan sebagai sesuatu yang sangat penting karena hal ini akan menggiring mereka untuk melakukan tugas dan mencapai tujuan pribadi dan tujuan strategis perusahaan.

 

  1. Realistis ; Dalam arti harus mempertimbangkan segala aspek yang ada di dalam perusahaan seperti; kekuatan sumber daya manusia yang dimiliki, kekuatan financial yang mendukung pencapaian hasil, keadaan persaingan usaha, dukungan manajemen, dan lain-lain. Sehingga kesalahan di dalam menentukan performance objectives akan berakibat kekacauan di dalam kegiatan perusahaan terutama pada menurunnya tingkat produktifitas kerja karyawan dalam jangka panjang dapat dihindari.

 

  1. Bersifat spesifik dan dapat diukur; Seperti yang telah dijelaskan pada karakteristik pertama di atas, maka performance objectives harus bersifat spesifik dan dapat diukur untuk menentukan nilai dari prestasi kerja yang dicapai oleh karyawan, dengan menyepakati dan menentukan satuan-satuan faktor penilaian yang terukur, baik secara kualitatif maupun kuantitatif.

 

  1. Kejelasan prioritas; Beban tugas yang harus dijalankan pada periode berikutnya tidak hanya mengetahui hal-hal apa saja yang diharapkan oleh perusahaan atas tugasnya itu. Sehingga karyawan yang bersangkutan dapat mengambil keputusan untuk mencapai tujuan dari tugas tersebut. Hal ini perlu dilakukan karena performance objectives yang harus dijalankan oleh karyawan memiliki jenis dan jumlah yang cukup banyak. Oleh karena itu setiap karyawan harus mengetahui secara pasti atas prioritas dan bobot dari setiap performance objectives yang dibebankan pada karyawan.

 

  1. Menggunakan ungkapan-ungkapan yang jelas; Pada saat kita  menuangkan pernyataan-pernyataan di dalam performance objectives harus menggunakan kalimat dan kata-kata yang sangat jelas supaya hasil kerja yang dicapai dapat diukur dan dipertanggung-jawabkan. Oleh sebab itu unsure kata-kata yang ada di dalam performance objectives sebaiknya mempertimbangkan 4 elemen dasar yaitu:

 

-         Menggunakan kata kerja aktif.

-         Mencerminkan target hasil yang harus dicapai.

-         Mencerminkan batas waktu yang harus diselesaikan.

-         Menggunakan satuan standard yang berlaku di perusahaan.

 

Sebagai contoh :

 

Mengurangi biaya lembur pegawai dalam menyelesaikan 10.000 pak barang dengan menggunakan metoda XYZ, dari 150 jam perbulan menjadi 50 jam per bulan dalam batas sampai tanggal 1 desember 2004 dengan tingkat biaya produksi tidak lebih dari Rp. 24.000.000,-.

 

-         Kata kerja aktif: Mengurangi

-         Target hasil: Jam lembur 150 jam menjadi 50 jam per bulan.

-         Batas waktu: 1 Desember 2004.

-         Standard: biaya tidak lebih dari 24.000.000,-.

 

  1. Harus sesuai dengan tujuan (target/sasaran) organisasi, divisi atau departemen; Penentuan performance objectives harus dapat disesuaikan dengan tujuan departemen dan tujuan perusahaan, karena tujuan ini akan dapat dicapai apabila tujuan masing-masing fihak yang berkepentingan dapat sejalan. Namun perlu ditegaskan bahwa penjabaran tujuan perusahaan juga perlu dukungan data yang menggambarkan kondisi internal perusahaan, sehingga rumusan yang dibentuk tidak menyimpang dari kenyataan yang ada. Oleh karena itu performance objectives mempunyai hubungan yang erat dengan kekuatan seluruh sumber daya yang ada di dalam perusahaan.

 

Mendefinisikan Performance Factors

 

Performance Factors secara bebas dapat didefinisikan sebagai suatu cara karyawan melakukan semua tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya untuk mencapai hasil kerja yang memuaskan. Sehingga Performance Factors  menggambarkan bagaimana pekerjaan tersebut dapat dilakukan. Dengan demikian Performance Factors  memiliki nilai-nilai yang meliputi :

 

1.     Melengkapi para manajer dan karyawan dengan definisi yang konsisten dari kualitas performance yang dicapai.

 

Didalam Performance Factors tidak hanya menentukan standard hasil kerja yang digunakan untuk mengevaluasi prestasi karyawan, tetapi Performance Factors juga dapat menunjukkan kepada karyawan mengenai apa yang ingin dicapai di dalam melaksanakan tugasnya. Sehingga konteks dari Performance Factors adalah untuk memotivasi karyawan untuk mencapai hasil kerja yang lebih baik.

 

2.     Memperkuat Core Values dari organisasi

 

Performance Factors dapat dijadikan sebagai cara organisasi untuk menyatakan bahwa nilai-nilai yang ada di dalam organisasi (yang dijabarkan dalam Performance Factors) ini harus dijalankan oleh para karyawan. Sehingga Performance Factors tersebut dapat dijadikan sebagai pernyataan misi di dalam menyatukan karyawan untuk mencapai tujuan dan target perusahaan.

 

3.     Sebagai alat konseling untuk meningkatkan performance di masa yang akan datang.

Para Manajer dalam hal ini harus mengetahui performance objectives yang dicapai oleh karyawannya, sehingga dengan konseling yang dilakukan manajer untuk melihat Performance Factors dibandingkan dengan hasil yang dicapai pada akhirnya dapat meningkatkan performance yang lebih baik pada periode yang akan datang.

 

4.     Mendukung efektifitas performance karyawan dan performance organisasi secara keseluruhan.

 

Nilai-nilai yang berkembang di dalam performance factors terlihat jelas mengenai tanggung jawab karyawan untuk mencapai performance yang lebih baik. Sehingga karyawan akan memfokuskan aktivitas yang dilakukan kearah pencapaian performance objectives individu atau departemen dimana secara totalitas usaha-usaha yang dilakukan tersebut akan mencapai performance organisasi. Dengan demikian fungsi performance factors menjadi berarti untuk mendukung pencapaian performance yang lebih baik.

 

Sebagai pedoman tambahan untuk menentukan performance factors maka faktor-faktor yang masuk dalam ke dalam faktor-faktor yang akan dinilai harus mencakup 3 hal, yaitu :

 

-         Spesifik

-         Relevan terhadap pekerjaan

-         Dapat diukur.

 

Agar penilaian prestasi kerja dapat dilaksanakan secara objektif, maka dalam proses penilaian prestasi didasarkan pada kriteria-kriteria tertentu, misalkan :

 

Kriteria Penilaian yang berhubungan kepribadian meliputi :

 

-         Kerjasama

-         Loyalitas

-         Integritas, dan lain-lain

 

Kriteria Penilaian yang berhubungan dengan pekerjaan

 

-         Ketepatan waktu penyelesaian

-         Pemenuhan standard kualitas tertentu.

-         Hemat biaya, dan lain-lain

 

 

Dalam menentukan kriteria yang baik, ada beberapa factor yang perlu dipertimbangkan, antara lain yaitu :

 

1.     Penetapan kriteria harus sesuai dengan tahapan pekerjaan yang dilakukan untuk masing-masing pekerjaan.

2.     Perlu adanya penjabaran lebih lanjut dari kriteria-kriteria yang dinilai, agar penilai mengerti apa yang dinilai.

3.     Kriteria penilaian sebaiknya dilengkapi dengan kategori penilaiannya.

4.     Perlu penjelasan dari masing-masing kategori penilaian.

 

Usaha yang dapat dilakukan pada permulaan pelaksanaan penilaian prestasi adalah sebagai berikut :

 

1.     Mulailah dari tingkatan yang paling atas. Maksudnya penggunaan penilaian prestasi harus dimulai dari pimpinan yang paling tinggi, kemudian secara bertahap turun ke karyawan yang tingkatannya  lebih rendah, sampai akhirnya ke tenaga pelaksana, sehingga tidak ada kesan bahwa atasan selalu dinomor satukan sehingga tidak perlu dinilai.

2.     Untuk melihat apakah system penilaian yang disusun itu efektif dan untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga, perlu dilaksanakan penilaian di bagian tertentu lebih dulu sebagai pilot project. Apabila ternyata ada kekurangan, maka dapat diperbaiki terlebih dahulu untuk kemudian dilanjutkan ke bagian-bagian lainnya.

3.     Dalam melakukan penilaian prestasi kerja sebaiknya jangan tergesa-gesa, karena tidak semua karyawan/individu mudah begitu saja menerima perubahan-perubahan khususnya perubahan sikap. Dalam hal ini sebaiknya dilakukan persiapan-persiapan dan pemberitahuan terlebih dahulu (sosialisasi), kemudian berikan kesempatan untuk didiskusikan dengan masing-masing kepala bagian dan yang terakhir diusahakan agar tidak berkesan “memaksakan” penggunaan system penilaian prestasi tersebut kepada karyawan.

4.     Dalam melakukan penilaian prestasi kerja sebaiknya mempertimbangkan hubungan antara aktivitas dengan hasil, dimana :

 

-         Aktivitas menunjukkan bagaimana sasaran dicapai

-         Hasil menunjukkan sasaran apa yang telah dicapai

 

Dalam melakukan penilaian yang baik, diperlukan keseimbangan keduanya yaitu keseimbangan antara apa yang telah dicapai dengan bagaimana cara mencapai hasil tersebut, standard yang ditetapkan harus disesuaikan dengan memberikan pengarahan tentang bagaimana caranya agar standard/hasil yang ditetapkan dapat dicapai.

 

Mekanisme pelaksanaan program penilaian prestasi sdm

 

1.    Melaksanakan pengukuran dan membuat standard baku satuan hasil kerja dengan melaksanakan workload analysis, yang akan digunakan sebagai pedoman dalam membandingkan antara standard hasil dengan hasil yang dicapai oleh karyawan.

2.    Menetapkan dan menyepakati waktu penilaian dan frekuensi penilaian (misalkan; waktu penilaian 6 bulan dan dilakukan dalam 3 kali penilaian).

3.    Diantara atasan dan bawahan menetapkan dan menyepakati aktivitas yang akan dilaksanakan dengan mengisi dan menandatangani form management performance sesuai dengan job title yang dipangku oleh karyawan tersebut dan selaras dengan target organisasi.

4.    Atasan memonitor prestasi yang dicapai oleh bawahannya dengan menggunakan laporan kerja harian, dan diketahui oleh karyawan.

5.    Meresumekan hasil akhir pada waktu tertentu (mis; 6bulan) atas prestasi yang dicapai oleh karyawan tersebut.

6.    Memasukan data hasil penilaian ke dalam lembar penghitungan penilaian.

7.    Memberikan kompensasi bagi yang berprestasi dan memberikan konseling bagi yang tidak berprestasi.

 

Tulisan lainnya di seputar aplikasi job analysis, akan secepatnya diterbitkan.

 

Wassalam

Archronantha Wrestiandi

awrestiandi@yahoo.com

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


  • Mr WordPress: Hi, this is a comment.To delete a comment, just log in, and view the posts' comments, there you will have the option to edit or delete them.

Kategori

Arsip

Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: